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    审计人员如何找回丢失工作文档

    摘 要:目前审计工作的信息化程度正在不断提高,但文档处理仍是审计人员最主要的工作内容.日常工作中,审计人员使用Word(Excel、PowerPoint、Visio)编辑文档时,如果遇到突然断电或者系统意外死机,那些还没有来得及保存的Word、Excel、PowerPoint、Visio文档就有可能会丢失.这种情况发生后,有没有办法找回未保存的审计工作文档呢?有的.本文以Word 2007为例说明找回未保存的审计工作文档的全过程,Excel、PowerPoint、Visio文档的恢复和Word文档恢复方法类似.

    关键词:审计;审计信息系统;审计数据;文档恢复

    一、自动恢复“自动保存”文档的位置

    在突然停电、系统意外死机发生之后,Office 2007都会自动保存文件.重新启动word程序,在工具栏上单击鼠标右键,点击“自定义快速访问工具栏”,然后点击“保存”标签,就可以看到系统默认的自动保存文档的位置和格式等信息.

    一般情况下,Word程序默認自动保存的文档位置为:C:\Users\用户\AppData\ Roaming\Microsoft\Word\.程序会在已定义的位置自动保存一份文档,文档名一般为“~XXXXX.wbk”,以备恢复之用.

    二、自动保存文档的恢复方法

    (一)自动恢复

    1.重新启动Word程序,那些在发生故障时处于打开状态的文档都会自动显示出来.

    2.选择要打开的文档,点击“另存为”选项,输入想要保存的文件名,点击“保存”按钮进行保存.如选择已有的文件名,则会出现询问是否要替换原有文档的提示信息,单击“是”按钮将覆盖原有的文件,否则就单击“否”按钮,重新重命文档.

    (二)手动恢复

    如果重新启动了Word,系统仍未能显示出可以自动恢复的文件,这时就要尝试进行手动恢复.步骤如下:

    1.单击Office图标,点击“打开”选项.

    2.定位到包含自动恢复文档的文件夹位置(Office 2007默认自动保存的文档位置一般为C:\Users\用户\AppData\ Roaming\Microsoft\Word文件夹下),点击文件类型列表框(即“打开”上方的三角箭头),选择“所有文件(*.*)”,就可以看见一些系统自动保存并且并以“.wbk”、“tmp”作为扩展名的文件.选定需要的自动恢复文件(后缀名为“~XXXX.wbk”),单击“打开”按钮打开文件.

    如果找不到C:\Users\用户\AppData\Roaming\ Microsoft\Word,说明AppData这个文件夹被隐藏起来了.解决办法是:进入C:\Users\用户,分别点击“组织”→“文件夹和搜索选项”标签,调出文件夹的搜索选项对话框.

    在弹出的文件夹和搜索选项对话框中将“隐藏文件和文件夹”项下的点选“显示隐藏的文件、文件夹和驱动器”,点击“应用”、“确定”即可.

    在确认这个自动恢复文档就是我们所需要的文档之后,单击“保存”按钮,系统会弹出“另存为”对话框,在“文件名”框中输入文件名(或选中已经存在的文件名),单击“保存”按钮进行保存.当系统提示“是否覆盖原有文档”时,单击“是”覆盖原有文档.

    需要说明的是“自动保存”并不等同于正常的文档保存,只是在系统中建立了一个临时文档.因此在编辑完成后,一定要使用“保存”命令才能将文档真正保存起来.

    三、启用“自动恢复”功能

    为了防止系统突然断电、系统意外死机造成工作文件丢失,使得在发生故障后能最大限度地恢复文档,因此一定要启用Word的自动恢复功能.具体方法是:点击工具栏左上角的office图标→“word选项”,或在工具栏上单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中点击→“自定义快速访问工具栏”),调出word选项对话框:

    在“保存”选项卡中将“自动恢复信息时间间隔(A)”调整为5分钟(尽可能地将间隔时间设置得短一些,如2分钟,因为自动保存时间间隔越短、自动保存的频次超高,出现故障后能恢复的内容就越多).通过这样的设置,Word 2007就能在编辑时自动保存文档,再加上平时随时存盘的好习惯,就不会发生因意外原因丢失审计文档而无法找回这种情况了.

    参考文献:

    [1]蔡延光.数据库原理和应用[M].机械工业出版社,2009.

    [2] 陈伟.计算机辅助审计原理及应用[M].清华大学出版社,2008.

    (作者单位:罗平县审计局)

    审计人员论文范文结:

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