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  • 档案论文 关于档案论文范文参考资料

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    企业档案管理系统在项目文档中应用

    随着我国科学技术的不断发展,信息技术的使用在人们的生活中越来越广泛.在档案管理中采用企业档案管理系统,将档案的管理模式有原本的以实体保存为主的方式逐渐的转变为数字信息的形式,能够保证档案信息的完整性,同时规范工程项目档案管理有一定的指导意义.本文简述企业文档管理系统的特点,及其在工程项目中的应用情况和取得的成果.

    针对工程项目档案的特点,项目中产生的文档数量相当大,再加上其它管理类文件,数据量之大可想而知,为了规范工程项目档案管理,应用企业文档管理系统,对文档进行集中化的控制和管理,应用企业文档管理系统,可以实现项目文档的异地存储,实时共享,即时查询,使所有文档可以在发布瞬时为授权范围内的项目成员调阅,为项目的快速顺利进行提供坚实的基础.

    1.工程项目档案分类及保管期限

    工程项目建档须规定文档范围、分类、编号以及需归档的文档归档形式和保管期限.

    工程项目实施过程产生的文件分为:项目综合管理、设计管理、采购管理、施工管理、试运行管理、收尾管理、项目风险管理、进度管理、费用管理、质量管理、HSE管理、材料控制、合同管理、项目财务管理、文档管理、项目信息技术管理等十六大类.

    工程项目文档归档形式分为纸质文档和电子文档,各种文档归档形式都有明确要求.保管期限按案卷的保存时间,一般分为永久、长期、短期三种期限.工程项目文档中归档的电子文档的保管期限均为期限.同一案卷内有不同保管期限的文件,该案卷保管期限应从长.归档电子文档和只需建档的过程文档,其相应的纸质文档只保留到工程项目结束并完成项目总结.

    项目成员按照职责分工及时、完整地在项目文档目录结构相应位置存放文档,提出项目文档目录结构调整或优化意见,定期整理相应文件柜,在工程项目完工后,应按照工程项目文档管理规定的要求整理项目电子文档,工程项目档案应在工程项目验收后三个月内完成归档.项目部应按工程项目文档管理规定的归档范围和归档方式向档案室移交归档过程文件外,在完成向业主方的工程项目档案移交后,还应将完整的一套交工文件(包括施工交工文件、设备交工文件、竣工图等)移交档案室归档.

    企业文档管理系统在项目应用的初期,应首先定好项目的文档结构,并且还要事先定义好访问控制权限表,定义好相关的文件属性,然后才能让有关人员将文档放入相应的文件夹.同时在文档管理系统中建立项目库,确定项目文档管理系统的文档及权限设置.在建项目库中涉及公司涉密文件的相关目录需确认权限,原则上项目公共信息可授予所有项目部成员读取权限.项目部在制定文档管理系统初始方案时应考虑到对应的各目录结构的权限,同时确定项目文档管理接口人,专人负责项目各类权限申请及注销.

    2.企业文档管理系统简介

    企业文档管理系统美国DOCDMENTUM公司开展的大型企业文档管理软件,它利用数据库技术和网络技术实现企业文档的电子化存储,软件化流程管理和便利的文件即时查询.企业文档管理系统应用使各类文档从产生、批准、发布到升版、作废的整个生命周期有一个强制性、规范化的管理过程,它是国际上最新一代基于WEB的内容管理、发布的软件技术.

    企业文档管理系统比文档服务器有更为完善的安全特性.用户权限级别控制结合其自身特点,比一般操作系统的安全控制细化得多,其生命周期和工作流管理功能可以将文档管理流程软件化,从而使文档管理人员从繁琐的文档管理中解放出来.企业文档管理系统可以集成在WINDOWS操作系统的资源管理器及符合工业标准的应用软件,如OFFICE办公自动化,AUTOCAD软件中使用,可以很方便地与企业文档管理系统文档库交换文件.

    3.企业文档管理系统在项目文档管理中的具體应用

    3.1文档控制

    企业文档管理系统的应用在项目的运行中,对项目的整个阶段文档进行有效控制和管理,从立项开始所产生、收集、处理、整理、确认、归档、发布的信息和信息流程及信息产生过程都通过它来管理.使用者登记到该系统,并以原始文件的格式正式发布这些文件,然后制作这些原始文件的硬拷贝,再经签字,并扫描进企业文件管理系统中,以便正式分发这些文件.通过企业文档管理系统用户可以浏览、审核、恢复、红线圈阅,并将电子文档实现内部分发或分发到项目现场.该系统能实现生命周期管理和工作流程功能.这样就可以集中地、结构化地存储文档,容易查询和浏览文档,所有相关用户可以防问最新版本的文档,进行版本控制.

    3.2校核状态跟踪

    系统采用唯一的文档号和版本号相结合的方法,跟踪存储在系统中的每个文档.可以按照当前版本号或所有的版本号进行查询,产生修改状态跟踪报告.通过记录上载下载,修改过程在系统内部得以控制,从而提示用户哪些文档发生了改变或哪些文档正被修改.

    3.3工作流程管理

    一份项目设计文档的生成需要经过设计,校对,审核过程,有时还需要审定和会签等过程,企业文档管理系统可以预先指定审批步骤,依据设计各不同阶段不同专业互提文档资料的先后顺序,确定审批人员和角色.设计者完成设计后便可按键提交给预定的审批流程.这样在审批过程中如会签时,审核人员可以通过网络同时看到需要审批文档,并通过电子的方式进行批准等,这样便缩短审批周期.以上流程管理方式在审批流程中对每个角色,文档的状态,批注的记录等都有留有痕迹,并且未经过校对,审核等审批过程的文档是不能继续往流程的,所以通过正常流程产生文档的过程符合IS09000标准,为质量保证提供了依据.

    文档管理工作是一项规范化、专业化和职业化的工作,据有关资料统计分析,工程建设项目10~33%的费用增加与文件有关,在大型工程建设项目中,因文件丢失,运转错误等问题导致工程变更和工程实施的约占工程总成本的3N5%,由此可见文档管理工作的重要性,文档管理水平的优劣不仅对工程项目的质量管理、成本控制、进度控制,项目管理水平有着直接影响,而且还直接关系到归档文件的质量,对档案工作也有着重要意义,应用企业文档管理系统可以确保工程项目电子文档资源的规范性、安全性、完整性和长久可用性.

    档案论文范文结:

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